WIKILEAKSOG ARKIV1#2011OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • ØSTFOLD IKAS • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER KULTURHIST. SENTER • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionHVA GJØRES FOR Å FØLGE OPPRIKSREVISJONENSRAPPORT? • TABELLUTTREKK MED URD• KS FAGGRUPPE«HVEM TRORDU AT DU ER?»INNHOLDTABELLUTTREKK MED URD . . . . . . . . . . . .3RIKSREVISJONEN - OPPFØLGING . . . . .6“HVEM TROR DU AT DU ER?” . . . . . . . . .9KS FAGGRUPPE FOR DOK. OG ARKIV .12KDRS ENDELIG IGANG . . . . . . . . . . . . .16WIKILEAKS OG ARKIV . . . . . . . . . . . . . .18IKA ROGALAND 35 ÅR . . . . . . . . . . . . .20ASPØY SKOLEARKIV . . . . . . . . . . . . . . .22BOKOMTALE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25LITT AV HVERT/SMÅSTOFF . . . . . . . . . . .26QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .28 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145www.arkheion.noOpplag ca. 5000Redaksjonen avsluttet 28. mars 2011Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 18 medeieresom representerer 18 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktører: Bård RaustølInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noInge Manfred Bjørlinfor Aust-Agder kulturhistoriske senter (AAks)Parkveien 164838 ArendalFoto forside: iStockphotoTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweArkheion følger i dette nummeret opp temaer vi har omtalt tidligere, samtidigsom vi presenterer nye temaer. Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med åsikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor har vært et viktig tema ihele arkivmiljøet. Sist hadde vi en artikkel som presenterte selve undersøkelsen. I dette nummeret følger vi opp med en artikkel av Anne Mette Dørum,avdelingsdirektør i Riksarkivet, som tar for seg Riksarkivarens oppfølging avRiksrevisjonens rapport. I forrige nummer hadde vi også en artikkel om noen avde nye brukerstyrte digitale mediene, der vi tok for oss sosiale medier og arkiv.Denne gangen kan du lese om et annet aktuelt og beslektet tema: Wikileaks.Det er Harald Lindbach ved Statsarkivet i Tromsø som deler noen tanker rundtWikileaks og arkiv.Vi presenterer også en faggruppe og et nytt selskap som begge er aktuelle forkommunearkivene i dette nummeret. I 2009 ble det i regi av KS etablert enfaggruppe for dokumentasjon og arkiv under KS IKT-forum. Vi får her presentertfaggruppens bakgrunn, arbeid og strategi fremover. Vi har tidligere omtalt KDRS(Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter) som ble etablert i mai2010. KDRS har nå også ansatt daglig leder og er kommet godt i gang medarbeidet. I dette nummeret får vi presentert KDRS og deres arbeidsoppgaver.NRKs storsatsing ”Hvem tror du at du er?” har fått mange seere og interessen forslektsforskning har økt. Men hva med de kommunale kildene? Kommunale arkivble i liten grad benyttet i serien. Bjørn Bering har skrevet en spennende artikkelom programmet og vurdert kildebruken. Han peker på kommunale arkiver somer interessante for slektsforskningen.Og selv om vi er i eller er på vei over i en mer eller mindre heldigital verden, sådukker det fortsatt opp overraskelser på papir. I Ålesund trodde man at det somfantes av arkiv etter Aspøy skole var kartlagt, men så dukket det opp enoverraskelse… God lesing!Red.Redaksjonsmedlemmer: Vibeke Solbakken Lunheim, IKA Møre og Romsdal, Catharina Heiberg Schønning-Lykke,Drammen Byarkiv og Terje Nomeland, Aust-Agder kulturhist. senterArkheion 1/2011>>>Stadig mer arkivmateriale lagres nå kun elektronisk, og ikke på papir. Dermed øker også behovet for gode verktøy for å arbeide med elektronisk arkivmateriale. Hittil har det ikke vært så mange verktøy å velge mellom, særlig ikke for det kommunale arkivmiljøet. OSLO BYARKIVTEKST: FRODEKIRKHOLTDet kommunale arkivmiljøet har ofte større behov for selv å kunne utføre tjenester i forbindelse medelektronisk arkivmateriale, enn hva Arkivverket har.Mens Arkivverket som regel ikke selv produsereruttrekk fra arkivsystemer, har kommunale arkivdepoterofte behov for å tilby denne tjenesten. Men det harikke eksistert gode verktøy for å kunne gjøre en slikjobb.Det har heller ikke eksistert gode løsninger for til -gjengeliggjøring av elektronisk arkivmateriale. ForNoark 3-uttrekk har vi hatt Arkivverkets ArkN3. ForNoark 4-uttrekk og uttrekk fra fagsystemer har detikke eksistert noen gode løsninger for enkelt å lageinnsynsløsninger basert på uttrekket.URD er laget for å bøte på disse manglene. Det er en applikasjon utviklet av Oslo byarkiv for å gjøre detmulig for oss å levere tjenester knyttet til uttrekk,testing og tilgjengeliggjøring av elektroniskarkivmateriale.Denne artikkelen kommer til å presentere hvordanURD kan brukes til å jobbe med tabelluttrekk, som inorsk arkivtradisjon som regel betyr uttrekk fraspesialiserte fagsystemer.LITT OM HISTORIEN BAK URDIdeen til programmet ble unnfanget sommeren 2008,etter en del refleksjoner rundt tilgjengeliggjøring avuttrekk fra relasjonsdatabaser. Å migrere enrelasjonsdatabase fra ett databasesystem til et annet er en forholdsvis enkel affære. Men hvordan gjøredataene tilgjengelig når det opprinnelige klient -programmet som er brukt mot databasen ikke skal tas vare på?Svaret på dette spørsmålet ble URD, som står for”Universal Relational Database” (eller ”Universellrelasjonsdatabase” på norsk). I løpet av et par ukersommeren 2008 hadde Oslo byarkiv på plass enprototyp som kunne vise fram alle data og allerelasjoner fra en hvilken som helst relasjonsdatabase.Implementeringen var enkel nok: vi definerte opp tohjelpetabeller til å holde informasjon om alle tabellerog alle kolonner i databasen. Disse hjelpetabellene harinformasjon om blant annet primærnøkler, ledetekst,hvilken type felt det er, om feltene skal vises, og omrelasjoner. URD bruker så denne informasjonen til åpresentere dataene.I arkivteori problematiseres det ofte hvordan mankan presentere data fra en database uten klient -programmet, altså uten det opprinnelige brukermiljøethvor dataene ble skapt. Jeg tror denne bekymringen eroverdreven. Som regel går det greit å presentere datafra en relasjonsdatabase i et annet brukergrensesnittenn det opprinnelige. Det er også ofte mulig å studeredet opprinnelige systemet, og dokumentere hvordanulike felt er blitt brukt. I URD kan man beskrive brukenav ethvert felt, og få denne beskrivelsen opp i bruker -grensesnittet.Fra begynnelsen i 2008 har funksjonaliteten i URDbare økt. Det er implementert mulighet for registre -ring, slik at URD kan erstatte programmer som Accessog Filemaker. Det er laget mulighet for å opprettedatabaser basert på maler. Disse malene kan hahandlinger eller verktøy knyttet til seg. Den viktigstemalen for IKT-arkivarer er en databasemal som erdesignet for å jobbe med databaseuttrekk. Her er det utviklet verktøy for å lage Noark 3-uttrekk,Arkheion - 1#20113Tabelluttrekk med URDistockphoto4Arkheion - 1#2011 >>>teste Noark 4-uttrekk, generere Noark 5-uttrekk, oggenerere og teste tabelluttrekk.TABELLUTTREKK: MIGRERING OG BESKRIVELSE AVOPPRINNELIG DATABASEI denne artikkelen skal vi se nærmere på verktøyet for ågenerere tabelluttrekk. Jeg har valgt dette fordi tabell -uttrekk ligger nærmest de tankene som inspirerte tilutviklingen av URD. Tabelluttrekk er jo en slags migreringav databasen over i et annet system, uten å endrestruktur. Det var også dette som var formålet bak å lageURD, og programmet har derfor implementert funksjona -litet for å gjøre denne jobben enklest mulig.Vi skal bruke en migrering av sakarkivsystemet FICS somillustrasjon. FICS var et Noark 1- eller Noark 2-system. Denversjonen vi har fått inn, var overført til Access. URD erutviklet i et WAMP-miljø (altså med Apache, MySQL ogPHP). Det første vi måtte gjøre, var derfor å migreredatabasen fra Access til MySQL. Det finnes flere verktøysom kan gjøre en slik migrering, så det er en enkelprosess. Forsiden av URD har en oversikt over alle databasersom URD har tilgang til. Her registreres FICS-databaseninn. Dernest må databasen beskrives. Denne beskrivelsenskal danne grunnlag for ADDML-fila som alltid skal følgemed et tabelluttrekk. ADDML er Riksarkivets standard forbeskrivelse av elektroniske arkiver.Den opprinnelige databasen inneholder informasjonom blant annet primærnøkler, felttyper og feltlengder.Dette er informasjon som man altså ikke trenger å skriveinn selv; det er bare å trekke den ut fra databasen. URDhar definert handlinger for å gjøre nettopp dette. Manvelger handlingen "Lag strukturtabeller", og dermedhenter et skript ut verdiene fra databasen, omformerdem i tråd med ADDML-standarden, og legger dem inn ihjelpetabeller til URD. Hjelpetabellene til URD er altsåtilpasset ADDML-standarden.Etter at strukturtabellene er opprettet, kan man leggeinn beskrivelsen av tabeller og kolonner manuelt. Man fåropp strukturtabellene direkte i URD, og kan der legge innbeskrivelsen. Her skal altså registreres ledetekster,fremmednøkler (som URD ennå ikke kan trekke ut avbasen selv), beskrivelse av hver tabell og felt, hvilke feltersom skal vises i URD, og hvilke tabeller/felter som skalvære med i tabelluttrekket.FRAMVISNING AV DATABASENEtter at databasen er beskrevet, kan den vises fram i URD.Strukturtabellene bestemmer jo hvordan dataene skalpresenteres. Man kan se på enkelte tabeller, og se på allerelasjoner som peker til disse tabellene. Man kan foreksempel i FICS-databasen se på en sak, se alle doku -menter i saken, følge lenken til arkivkoden satt på saken,og se alle saker på samme arkivkode.Framfinning og presentasjon blir dermed veldig flek -sibel. Man kan ta utgangspunkt i hvilken tabell manønsker og se på alle relasjoner fra og til denne tabellen.Hver tabell kan altså brukes som inngang til dataene. Og man kan søke på hvilket felt det skal være. Det erogså mulig å lage views som trekker sammen informasjonfra ulike tabeller, og beskrive dem i URD. Et view vil daframtre som en hvilken som helst annen tabell, medledetekster og relasjoner.Å LAGE ET TABELLUTTREKKFor å generere et tabelluttrekk etter Arkivverketsstandard, må man beskrive databasen som en deponeringi databasen basert på malen "deponeringer". Dennedatabasen fungerer som en oversikt over alle deponer -inger som er mottatt av depotet. Her ligger også verktøyfor å jobbe med tabelluttrekk. Det første man bør gjøre, er å teste integriteten iHer vises registreringsbildet hvor man kanbeskrive alle feltene i sakstabellen til FICS.Framvisning av sakstabellen til FICS, medtilhørende dokumenter i saken.Arkheion - 1#20115basen, for å se om det er noen feil i relasjonene. Det erutviklet et skript som tester alle relasjonene, basert påbeskrivelsen av relasjoner i strukturtabellene. Man vil altsåfå listet opp alle tilfeller hvor det er fremmednøkler somikke har noen tilhørende kandidatnøkkel. For FICS-basen bledet rapportert om duplikate primærnøkler i både sakstabel -len og dokumenttabellen, samt kandidatnøkler som mang -let i flere av tabellene. Hvilke feil som er aktuelle å rette, måses på i hvert enkelt tilfelle. Blant kandidatnøkler sommanglet, var dokumenttype N. Når vi vet at det betyrinterne dokumenter, er det mulig å legge denne verdien inn i dokumenttype-tabellen.Etter testing av primær- og sekundærnøkler, kan manprodusere et tabelluttrekk. Det gjør man ganske enkelt vedå trykke på en lenke "Lag uttrekk", så genereres det csv-filer med de tabeller og felter som er markert skal med iuttrekket, og en ADDML-fil, basert på beskrivelsen istruktur tabellene.Grunnen til at det er valgt csv-filer framfor xml-filer, er atversjon 8.2 av ADDML-standarden ikke tillater xml-filer somflate filer. Hvis man tar ut tabellene som xml, må man ogsålevere med egne xml-skjema som beskriver disse tabellene.Det er ingenting i veien for å utvikle en slik funksjonalitet iURD senere, men i første omgang har vi valgt å beskrivetabelluttrekk som flate filer.IMPORT OG TILGJENGELIGGJØRING AV DATADen siste funksjonen som er laget for tabelluttrekk, ermulighet for å lese tabelluttrekk inn i URD. Da lesesalle csv-filene inn i en database, og så opprettesdet strukturtabeller basert på beskrivelsen iADDML-fila. Slik kan man få et eksisterendetabelluttrekk inn i en database med etgrensesnitt for enkel framfinning ogpresentasjon av dataene.Skriptet for innlesing baserer segforeløpig kun på flate filer. Men det eringenting i veien for å utvidefunksjonaliteten til også å kunne lese inn xml-filer, ogbringe dem over på relasjonell form. Det må gjøres hvis manønsker å kunne presentere Noark 5-uttrekk i URD. Her måman antakelig lage et grensesnitt for å kunne velge hva somer primærnøkler, da slike opplysninger ofte mangler i xml-skjemaene. Primærnøklene kan også være fjernet vedproduksjon av xml-filer fra databaser, og i så fall måprimærnøkler genereres automatisk ved overføring til endatabase igjen.Hvis det utvikles funksjonalitet for å overføre xml-filer tilURD, har vi en løsning som kan tilgjengeliggjøre materialeav enhver struktur. Fordelen med å få data over på enrelasjonell form, er at inngangen til materialet blir veldigfleksibel. En hierarkisk xml-fil har normalt kun én inngangtil dataene, nemlig øverste node, mens data på relasjonellform har like mange innganger som det finnes relasjoner.ÅPEN KILDEKODEURD er planlagt lagt ut med åpen kildekode-lisens. Detbetyr at alle som evner og har ressurser til det, kan bidra tilå videreutvikle programmet. Det vil forhåpentlig gjøreprogrammet mer interessant. Flere kommunale depot -institusjoner har allerede begynt å ta programmet i bruk, og IKA Vest-Agder har også bidratt med kode for å kunneprodusere Noark 3-uttrekk fra sak-/arkivsystemet ForumWinsak.Produktet tar sikte på å håndtere de flestesider ved arbeid med uttrekk, og å kunnefungere som formidlingsløsning fordeponerte elektroniske arkiver. Produktethar også potensial til å kunne erstatte defleste eksisterende relasjonsdatabaser.En fordel med URD, er at den lagerselvdokumenterende databaser,som man kan produsere ettabelluttrekk av bare ved etmuseklikk. •VisSøkRedigerNySlettLagreBytt6Arkheion - 1#2011 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjenge lig -gjøre arkivene i kommunal sektor (Dokument 3:13 (2009-2010) erferdigbehandlet i Stortinget. I denne artikkelen vil jeg si litt omrapportens konklusjoner og oppfølgingen etterpå.DET KOM ET BREV …I midten av november 2008 mottok Riksarkivaren enorientering om at ”Riksrevisjonen planlegger enforvaltningsrevisjon som vil omhandle hvordanKultur- og kirkedepartementet ivaretar sitt ansvar forå følge opp sikringen av bevaringsverdig materiale ikommunene og fylkeskommunene. I undersøkelsenvil det være sentralt å se nærmere på de kommunaleog fylkeskommunale bevaringsinstitusjonenesetterlevelse av regelverket om depotplikt, og påRiksarkivarens tilsyns- og rettledningsfunksjon.”SPØRSMÅL TIL RIKSARKIVAREN – OG ENDA NOENSPØRSMÅL TIL …Slik jeg ser det, og som Riksrevisjonens egetrevisjonsteam også har sagt, representerte store delerav 2009 en bratt læringskurve for revisjonsteamet. Deskulle på relativt kort tid sette seg inn i selve arkiv -faget samt lovverket, arkivfeltet med alle sine ulikeinstitusjoner, Arkivverkets struktur, oppbygging ogansvarsfelt, samhandlingen mellom statlig ogkommunal sektor og mer til. Revisjonsteamet stilte mange og omfattendespørsmål om arkiv og arkivmessige forhold. De ønsketogså mye dokumentasjon; blant mye annet fikk detilsendt statsarkivenes inspeksjonsrapporter fra tilsynmed kommuner og fylkeskommuner i perioden 1999-2009 samt konkrete eksempler på kommunalt arkiv -materiale som har gått tapt fra tiden etter 1999, ogårsaken til at disse har gått tapt. Teamet fikk også eteget Noark-kurs med hovedvekt på Noark 5.MÅLET MED REVISJONEN BLE UTVIDETI sluttrapporten står det at ”Målet med undersøkel -sen er å vurdere i hvilken grad Kultur departementethar ivaretatt sitt overordnede ansvar for å sikre atbevaringsverdig arkivmateriale i kommuner og fylkes -kommuner blir tatt vare på og gjort tilgjengelig forettertiden. Undersøkelsen gjelder perioden fra arkiv -loven trådte i kraft i 1999, og til og med 2009, og tarutgangspunkt i følgende hovedproblemstillinger:Problemstilling 1:I hvilken grad er det bevaringsverdige arkivmaterialetsikret og tilgjengelig, og hva er årsakene til eventu -elle arkivtap og manglende tilgjengelighet?Problemstilling 2: I hvilken grad er Kulturdepartementets overordnedestyring og oppfølging av arbeidet med sikring ogtilgjengelighet i samsvar med Stortingets vedtak ogforutsetninger?”Riksrevisjonen gikk altså over fra å ”se nærmere påde kommunale og fylkeskommunale bevarings -institusjonenes etterlevelse av regelverket om depot -plikt” til å vurdere arkiv og arkivmateriale i et livs -syklusperspektiv – fra danning til depot. Årsaken tildette er i følge revisjonsteamet at de innså at doku -menter som ikke blir ”fanget” i form av journalføringog arkivering i saksbehandlingsfasen, sjelden elleraldri kommer til et arkivdepot. Derfor er det viktig åsikre arkivfunksjonen i alle ledd, slik at arkivdanningfaktisk skjer.RAPPORTENS HOVEDKONKLUSJONERUndersøkelsen viser manglende sikring og tilgjenge -liggjøring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Denmanglende sikringen gir etter RiksrevisjonensRIKSARKIVETTEKST: ANNEMETTEDØRUMFoto: Odd Amundsen, RiksarkivetOppfølgingen av Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikreog tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektorArkheion - 1#20117vurdering økt risiko for at mye bevaringsverdig dokumen tasjongår tapt. Undersøkelsen viser samtidig at Kultur departementetsoverordnede styring og oppfølging av sektoren er mangelfull. Det framgår av undersøkelsen at rundt 300 kommuner i peri -oden 2000–2009 har opplyst om mangler ved sine arkivlokaler.Mye arkivmateriale er utilgjengelig for brukerne blant annet pågrunn av manglende systema tisering av dokumentasjonen, ogmanglende publikums tjenester. I tillegg er det et stort behov forå øke kompe tansen i kommunene om sikring og tilgjengelig -gjøring av arkivene.Undersøkelsen viser også at få elektroniske systemer i kom -munal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdigdokumentasjon skal sikres for framtiden. Den elektroniskedokumentasjonen i disse systemene har kun i få tilfeller blittsikret for framtiden. Riksrevisjonen mener at dette gir høy risikofor tap av elektronisk dokumentasjon som har stor rettslig,forvaltningsmessig og historisk betydning. Undersøkelsen viser betydelige svak heter i departementetsstyringsinfor masjon og i styringsdialogen med Arkivverket omutfordringene i kommunal arkivsektor. Arkivverket fører i litengrad tilsyn med arkivene i kommunal sektor, og resultatene avtilsynsvirksomheten blir ikke fulgt opp av Riksarkivaren. Regelverket for hva som skal bevares eller kasseres, er ut -datert, og få kommuner og fylkeskommuner blir veiledet avArkivverket i disse spørs målene. Etter Riksrevisjonens vurde ringbør Arkivverkets veilednings funksjon styrkes, og arbeidet med årevidere bestemmelsene bør gis høy prioritet i departementet.NOEN INTERESSANTE FUNN I FORVALTNINGSREVISJONENSikring av papirbasert arkivmateriale:• Hver tredje kommune mener at de ikke har de nødvendige fysiske forutsetningene for å bevare sine papirarkiver. • Hver tredje kommune og fylkeskommune mener at mangler ved arkivlokalene kan føre til arkivtap.Sikring av elektronisk arkivmateriale:• Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer til å vedlikeholde og sikre elektronisk dokumentasjon. Hovedsvakheter er manglende sikkerhetskopiering, konvertering og utilstrekkelige løsninger for langtidslagring. • 45 prosent av kommunene og halvparten av fylkeskom munenemener at utilstrekkelig kompetanse og svakheter ved elektro- nisk arkivering i stor eller svært stor grad kan føre til arkivtap.• Om lag 85 prosent av kommunene har i liten eller svært liten grad overført sitt elektroniske arkivmateriale til et inter kommunalt arkivdepot.Tilgjengelighet til arkivene:•40 prosent av kommunene og 30 prosent av fylkeskommunenehar i liten eller svært liten grad ordnet og katalogisert sitt bevaringsverdige arkivmateriale.•50 prosent av kommunene og 35 prosent av fylkeskommunenemener at manglende ordning og katalogisering av arkiv -materiale er en hovedårsak til manglende tilgjengelighet.•To tredeler av kommunene og halvparten av fylkeskom- munene mangler ordninger for tilgang til arkivene.•15 av 23 arkivinstitusjoner har ikke tilrettelagt for publikums -tjenester, og 6 av 23 har ikke tilrettelagt publikumsareal.Kompetanse:•Arkivfaget har blitt mer profesjonalisert de siste 10 årene, og overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling stiller nye og betydelige krav til økt kompetanse innen spesielt IKT og juss. •55 prosent av kommunene svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivlederens IKT-kompetanse. •70 prosent svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivlederens juridiske kompetanse.•75 prosent av kommunene svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivpersonalets juridiske kompetanse. •60 prosent av kommunene svarer at det i stor eller svært stor grad er behov for å styrke arkivpersonalets IKT-kompetanse•80 prosent av kommunene svarer at behovet for bedre kunnskap om arkivrutinene hos saksbehandlerne er stort eller svært stort.>>>8Arkheion - 1#2011 STORTINGSKOMITEENS INNSTILLING OG STORTINGETS VEDTAKStortinget har ferdigbehandlet saken. Innstilling fra Kontroll-og konstitusjonskomiteen ble avgitt den 16.11.2010 ogbehandlet i Stortinget 26.11.2010. Komiteens innstilling var ikortform at rapporten fra Riksrevisjonen viser at kommuneneog fylkeskommunene har store utfordringer med å sikre oggjøre tilgjengelig bevaringsverdig dokumentasjon. Svakheterved elektroniske og papirbaserte arkiv gir høy risiko fordokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig oghistorisk betydning. Komiteen sier i sin enstemmige innstillingat en tilfredsstillende håndtering av dokumenter både inne -bærer forsvarlig lagring med hensyn til sikring av data forfremtiden, og av hensyn til sikring av personvern. Komiteenforutsetter at Kulturdepartementet både reviderer regelverketog følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.Stortinget vedtok enstemmig at komiteens innstilling ble bifalt. KULTURDEPARTEMENTETS TILSVAR PÅ RAPPORTENFunnene som Riksrevisjonen gjorde i sin forvaltningsrevisjon,ble lagt fram for Kulturdepartementet, og Statsråden svarte ibrev av 13. august 2010. Dette brevet er i sin helhet tatt inn iRiksrevisjonens rapport, på s. 14 og 15. Departementet skriverblant annet:”Som det fremgår av ovenstående, har Arkivverket alleredetruffet tiltak for å styrke veiledningsfunksjonen overfor kom -munene. Det er imidlertid også behov for å styrke bevissthetenog kompetansen om arkivfaglige spørsmål i fylkeskommunalog kommunal sektor. Dette er tiltak som vil måtte drøftes medKommunal- og regionaldepartementet som ansvarlig departe -ment for sektoren. Kulturdepartementet vil ta initiativ til etmøte for å drøfte disse spørsmålene med KRD.Avslutningsvis viser Riksrevisjonen til departementets planerom en egen arkivutredning. Departementet vil fremskyndearbeidet med å utarbeide en helhetlig plan for arkivsektoren.ABM-utvikling og Arkivverket vil bli trukket aktivt inn i dettearbeidet."Arbeidet med arkivutredningen er nå startet.Kulturdepartementet har i et likelydende brev av 08.02.2011 tilRiksarkivaren og Norsk kulturråd kunngjort at departementethar bestemt å sette i gang et arbeid med en melding tilStortinget om arkivfeltet. På bakgrunn av dette ber departe -mentet om at Riksarkivaren og Norsk kulturråd i samarbeidutformer en helhetlig beskrivelse av arkivsektoren.RIKSARKIVARENS OPPFØLGING AV RAPPORTENRiksarkivaren har besluttet at Arkivverkets tilsyns- ogveiledningsfunksjoner overfor den enkelte kommune ogfylkeskommune skal forbedres i lys av det som er påvist iRiksrevisjonens rapport. I brev av 2. juli 2010 til landetskommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot,skisserer Riksarkivaren en rekke tiltak for å bedre situasjonen. Hovedpunktene er:•Fra og med 2010 vil Riksarkivaren sende ut et elektronisk spørreskjema til kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot. Dette vil være starten på en årlig innrapportering til Riksarkivaren om arkivforholdene hos adressatene. Svarene vil danne grunnlag for Arkivverkets videre oppfølging av kommunesektoren.•Senest innen utgangen av 2011 skal alle kommuner, fylkes kommuner og interkommunale arkivdepot avgi en bygningsfaglig rapport om tilstanden for lokaler som inneholder eldre og avsluttede arkiver. Rapportene vil bli sendt statsarkivene, som vil følge opp rapporteringen.•De kommuner, fylkeskommuner og interkommunale arkivdepot som ikke har levert bygningsfaglig tilstands rapport innen utgangen av 2011 vil bli gjenstand for oppfølgende tilsyn fra Arkivverkets side.•Kulturdepartementet vil motta årlige rapporter fra Riksarkivaren på grunnlag av undersøkelsen og gjennomførtetilsyn. Videre har Riksarkivaren i rundskriv av 9. juli 2010 til landetskommuner og fylkeskommuner gitt en orientering om degenerelle retningslinjene for bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger.Riksrevisjonens rapport konkluderer med at regelverket forhva som skal bevares eller kasseres er utdatert. Riksarkivaren ernå godt i gang med revisjon av de generelle bevarings- ogkassasjonsbestemmelsene for kommunal, fylkeskommunal ogstatlige sektor. Høringsversjon vil foreligge før utgangen av2011. Kulturdepartementet merket seg Riksrevisjonensvurderinger på dette punktet, og ga arbeidet prioritet.Den store utfordringen i tiden framover er likevel bevaringog tilgjengeliggjøring av de digitale arkivene i kommunalsektor. Her må det til en samordnet nasjonal innsats for å finnegode og rasjonelle løsninger. Riksarkivaren har allerede tatt etinitiativ her ved å opprette DIAS-prosjektet (Prosjekt for digitalarkivpakkestruktur), som er et samarbeidsprosjekt mellomRiksarkivaren og kommunal sektor. Prosjektet skal definere enomforent arkivpakkestruktur for statlig og kommunal sektor.Prosjektet skal også spesifisere krav til et system for å generereog vedlikeholde arkivpakker med en slik struktur. Bakgrunnsdokumentasjon er lagt ut på Arkivverkets nettsider:http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivbevaring/Elektronisk-arkivmateriale/Langtidslagring/Nytt-digitalt-depotOG HVOR ER RAPPORTEN FRA RIKSREVISJONEN?Riksrevisjonens rapport, sammendraget og pressemeldingen er her: http://www.riksrevisjonen.no/Rapporter/Sider/arkiv.aspx •Arkheion - 1#20119>>>TV-serien ”Hvem tror du at du er?”, er en internasjonal suksess. Etter mønster av den engelskeserien har ideen blitt distribuert til andre land, blant disse er Australia, Irland, USA, Hellas, Sverige,Finland – og Norge. Seertallene har gjennomgående vært høye, og arkivinstitusjoner har meldt omøkt etterspørsel etter slektshistoriske kilder; noen med entusiasme, andre med en viss beklagelse. Ren distribusjon av originalkonseptet har detikke vært. Det er ulikt fra land til land(produksjonsselskap) hvor stor vekt deter lagt på å framskaffe slektstavlerog hvor stor plass som blir gitt tilenkeltpersoners livsløp.Kjendisfaktoren var viktig ioriginalserien, men mindredominerende i noen avkopiene. I noen utgaver erdet gitt stor plass tilpedagogisk innføring ikilder og kildebruk. I vårhjemlige versjon varbruken av kildertilfeldig og ulik fraprogram til program. I den grad de norskeprogrammene rede -gjorde for hva somfinnes av kilder, hvor definnes og hvordan dekan brukes, varinformasjonen forvirrendeog fragmentarisk. Kommunale arkiv ble iliten grad benyttet, også fortemaer der disse arkivene kaninneholde presis dokumentasjon.Det gjelder eksempelvis spørsmålknyttet til næringsvirksomhet, personligøkonomi og bygningshistorie (hus og hjem).Et par norske kommunearkiv ble riktignokbesøkt, blant annet for å dokumentere representasjon ikommunestyre, men uten at disse institusjonene ellerkildegruppene ble synliggjort i særlig grad. I byarkivene iFlensburg og København derimot ble det gjort relativtgrundige undersøkelser, med profilering avinstitusjonenes kompetanse. Spørsmålstillingen i tittelen er direkteoversettelse av den engelske originalen(Who do you think you are?). Titteleninnebærer en påstand om at kunn -skap, eller innbilt kunnskap, omslekt og familie, konstituerer myeav vår identitet, den vi tror at vier. Ordet tror impliserer kanskjeogså at ny kunnskap omslekten kan endre vårselvforståelse? I den norske versjonen avserien, må det nok sies atden eksistensielle løven somtittelen løftet opp, faller nedsom skinnfell. Men fellen varikke helt renset for muskler.Det var tilløp til god historie -formidling, som åpnet forinnlevelse og innsikt, i flere avprogrammene, særlig nårlivsløpet til personer i vår fortidble satt inn i kultur- og sosial -historske sammenhenger. Startenvar best, det vil si det førsteprogrammet (Bjarne Brøndbo). Hervar perspektivet både lokalt og inter -regionalt. Kjendisfaktoren var relativt lav,og kildegrunnlaget noenlunde allsidig.Opplevelsen var at dette var personhistorie medmening, fordi den flyttet blikket fra tørre slektstrærog mot viktige linjer i lokalhistorien. Også i andre program -mer var det god fortelling. Det er sus av verdenshistorie nårKåre Willoch finner en ekte jakobiner som forfar og kan lesehans brev. At jakobineren kom tilbake til Norge fra Paris og«Hvem tror du at du er?» - I KOMMUNALE ARKIVERSlektstreBESTEFORELDRE FARSSIDEBESTEFORELDRE MORSSIDEHANSINE MALENEOLSEN1852 - 1947OLDEFORELDREFARSSIDEOLDEFORELDRE MORSSIDEOLDEFORELDRE MORSSIDEPAPPA OG MAMMABIANCA1960 -ANNE1954 -ERIC ALEXANDER1977 -MADELEINE1989 -TORSTEIN1957 - OLDEFORELDRE FARSSIDEEMANUEL GA-BRIEL TØNNESSEN1853 - 1928EMMA ANDREANIELSEN1847 - 1935OLE EMIL OLSEN TJORE1840 - 1929MARIE BERTHEALARSEN1861 - ?TROND OLSENRØNHOLDT1859 - ?GUSTAVA ANDREATØNNESSEN1875 - 1958PEDER ANDREASGULLIKSEN VIGELAND1877 - 1951HANS EMANUELTØNNESSEN1893 - 1956AGNES OLSEN TJORE1890 - 1985LARS TRONDSEN1898 - 1975ELNA KATRINEGULLIKSEN1898 - 1987EGIL ODDTØNNESSEN TJORE1925 - 2006MARGARETH SYN-NØVE TRONDSEN1925 - 2008SØSTERTIPP-TIPP-OLDEMOR MORSSIDEANNE CATHRINEAANENSDATTER VETTESTAD1819 - 1892TIPP-OLDEMOR MORSSIDEANNE ANDERSDATTERGULLIKSEN1841 - 1914SYNSPUNKTTEKST: BJØRNBERING, ANSATTVEDNORSKKULTURRÅDNext >

NOTE: This publication is pending deletion. The account which was used to upload this publication needs to be renewed in order for this publication to stay online.